為發展做好準備
2020-07-20 22:05:00 | 科與赫



如何創建Living Office?為回答這個問題,“WHY”雜志追蹤報道了一家公司的發展歷程:從阻礙其發展的總部到能促進員工和企業興旺發達的工作空間。這是系列報告之一。



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員工是每個公司最重要的資產,然而當今的許多辦公室并非為支持其需求和活動而設計的。Herman Miller的Living Office則提供了一種全新的辦公空間,它是在對員工、其工作及其成功完成工作所需的工具進行調查了解的基礎之上設計的。


這里還是剃須產品初創公司Harry’s總部的某個星期四的上午11點,卻仿佛已經是紐約Soho區眾多鄰近酒吧或餐廳的午夜11點了。產品設計總監Scott Newlin和品牌、營銷總監Jenni Lee聚坐在一起的會議室的墻壁的高度未達到天花板,所以相鄰空間(一排排的人們一個挨著一個坐在長凳上的蜂窩似的閣樓)的嘈雜聲傳了過來。上面裸露的通風管在轟鳴,破碎已久的窗戶砰地一聲打開,又砰地一聲關上。

在這個十二月份的上午,這種預示著公司快速發展將取得成功的混亂無序既讓人分心,又讓人興奮。在短短兩年時間里,Harry’s已經從懷揣重新設計整個剃須體驗夢想的兩個人,發展到擁有65名員工,客戶群超過500,000人的公司,且在繼續增長。 



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Harry’s總部以前的工作空間寬敞開闊,充滿活力,但同時也顯得嘈雜擁擠。


公司的成長速度是如此之快,以致于其環境已落伍,無法適應需求。在這個擁擠的279平方米的開放式樓層里,業務分析師在滔滔不絕的客戶服務代表旁斜視著電子數據表,產品樣品和包裝材料堆集到了接待區中。每個人似乎都在集中精力幫助Harry’s興旺發達,但這個過于擁擠的辦公室實際上在限制著其增長潛能。

我們請來接受采訪的這個人非常喜歡在這家公司工作,但他卻說他覺得無法在這個空間里工作,”Newlin說:“我認為這充分說明了問題。我們需要能夠使我們的工作空間成為一個工具,即所說的很酷的工作場所,我們需要最好的員工,而我們為獲得這些員工已創建了最好的環境?!?/span>

空間擁擠不僅阻礙Harry’s招募發展所需的人才,而且也影響員工的滿意度、效率以及最終所取得的成就。浪費許多時間來來回回發送電子郵件安排在唯一一個會議室中召開的會議,員工也不得不跑到外面的走廊或樓梯間去私下交談或接聽電話。



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Harry’s原來的辦公室中沒有通頂的墻壁、沒有準備訂單的地方,不同類型的員工之間也不分隔開,視覺和聽覺干擾司空見慣。


很顯然,到了該搬遷的時候了。2014年年中,Newlin及其團隊在Soho區中找到一個2415平方米的空間,并聘請布魯克林的建筑公司Studio Tractor為其裝修。為裝備該空間,這家建筑公司聘請了選擇與Herman Miller合作的WB Wood,共同為其客戶打造Living Office環境。在基于對員工及其工作進行調查了解方法之上構造的Living Office,對于Harry’s而言似乎是一個自然的解決方案,它依靠的是通過頻繁的調查獲得的數據和加倍的努力,以此確保其客戶和員工都滿意。

Herman Miller長期以來一直注重為員工及其不斷變化的工作需求而設計。20世紀60年代,Robert Propst在對工作環境如何運作的研究中得出的結論是:“如今的辦公室象一座廢墟,耗費生命力、阻礙人才發展、無益于取得成就”。他的解決方案是“行動辦公室”,即一個適用人們真正行之有效的工作方式的自適應系統,可在員工和組織的需求發展變化時輕松做出改變。 

現在,Herman Miller和思想領袖及設計師們合作以將對員工的更深層了解應用到當今的工作空間中。這項工作揭示了所有員工的六項共同基本需求:目標、歸屬感、成就、自主、地位和保障。當工作場所實現了這些需求時,人們會更充分地準備好幫助其組織取得成功。 

Herman Miller創造了Living Office來幫助組織更好地實現人們的基本需求。利用基于調查研究的Living Office Discovery Process?,經過培訓的專家們將幫助各個組織確定其目標、特征和活動,或其提供的產品/服務、公司的地位及其員工所從事的工作。在此過程中獲得的深入見解可為設計能反映組織獨特文化的Living Office提供必要的信息。

在Harry’s項目中,此過程由Living Office專家James Cesario和Jennifer Abbattista領導完成。兩天后,在公司唯一的會議室召集員工進行專題小組討論,解釋為何要搬遷到新辦公室。



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當Harry’s意識到其工作場所正引發員工滿意度問題時,他們在Soho區附近找到一個2415平方米的空間作為解決方案。



午餐后,這些小組開始進行有關目的的討論,內容涉及其使命以及界定其提供的卓越價值的構想、產品與服務。第一步很重要,因為它將幫助組織決定將幫助他們實現其目的的設計投資。

Cesario解釋說對于許多公司這都將是一個需要許多個小時工作的具有挑戰性的步驟。Harry’s較輕松地明確闡明了其目的:以公平的價格提供最好的剃刀。

“我們始終齊心協力朝著一個方向努力,從創始人到昨天開始加盟的伙計,無一例外,”Newlin說:“我不知道這有多么與眾不同,但對于我而言真是好極了,因為我們只花了一年半的時間就從每小時0英里達到100公里?!?/span>


“我們請來接受采訪的這個人非常喜歡在這家公司工作,但他卻說他覺得無法在這個空間里工作。我認為這充分說明了問題。我們需要能夠使我們的工作空間成為一個工具,即所說的很酷的工作場所。 ”



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Living Office專家領導專題小組(有時Studio Tractor的建筑師也會加盟)完成為新空間設計方案提供信息的開發過程。(攝影:Paul Barbera)。


發現特征
開發過程的第二個步驟是確定特征,即發現使公司與其他公司截然不同的獨特的價值觀和顯著特征。了解特征可以幫助組織打造表明其地位且可幫助他們朝著其目標前進的工作場所。

為此,專題小組用彩色虛線描繪出了他們認為公司在各特征圖譜上所處的位置。他們更正式還是不正式?獨立還是相互依賴?統一還是各自為政?

點集集中在不正式、自適應和自我指導這樣的詞語附近,所有特點都描述了Harry’s特征的目前狀態。同時,點集也集中在圖譜另一端的正式、一致和得到指導這些詞語附近。這些點集代表了期望的未來狀態,即使用更有條理、組織更加井然有序的辦公室的更有條理、組織更加井然有序的公司。

這些發現十分重要,因為許多企業目前傾向于相信開放式辦公室是提高敬業度、吸引力和留任力的靈丹妙藥。Abbatista說這僅適合于某些公司。

“年輕的公司通??释嗟慕ㄖ臻g,而更多已成立的組織則常常要做相反的努力,”Abbatista說:“這些都取決于對員工的了解和打造一個對其行之有效的工作場所?!?nbsp;

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Harry’s與設計團隊合作以打造其員工期望的、可能會驕傲地帶來潛在投資方的工作場所。


以活動為中心

過程的第三個步驟是確定工作活動的優先次序,這很重要,因為它幫助組織準確描繪出其員工及團隊每天所做的工作,并明確了解其工作場所有助于還是有礙這些活動。知道哪些活動具有最高優先級后,您可以做出有關分配辦公空間以為員工及其工作提供最佳支持的重要決定。

對于Harry’s來說,該過程的此部分引發的爭論最多。

“我們與所有團隊的領導進行了交談,從工程到客戶服務再到平面設計,”Cesario說:“這些團隊自然會對工作有不同的看法。他們有不同的需求,這讓他們有機會表明都需要什么來出色完成其工作?!?/span>

為幫助人們確定其從事的工作的類型,Living Office基于全球調查研究提供10個不同的合作和個人活動框架。專題小組用寫有工作模式的色彩鮮艷的便條組成了一個矩陣,明確標示了目前的工作場所支持或不支持的高優先級和低優先級活動。

這些團隊普遍贊同少數成員自然聚在一起簡單交談(用Living Office中的說法即Huddle[聚集]和Chat[聊天])是Harry’s每個人工作的重要部分。但一些團隊,包括Create(創作)和Contemplate(深思)等創作團隊則完全得不到該工作場所的支持,他們需要一些私密的空間來有效地完成和思考其工作。

“現在,已不再有界限?!盢ewlin說?!拔覀冃枰献鞯目臻g,但我們也需要能夠單獨工作和安靜幾個小時的空間。如果我們的新空間能夠在這些事情之間找到平衡點,我認為我們會更加高效?!?/span>


“現在,已不再有界限。我們需要合作的空間,但我們也需要能夠單獨工作和安靜幾個小時的空間。如果我們的新空間能夠在這些事情之間找到平衡點,我認為我們會更加高效?!?/span>

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新設計的每個細節(從材料和飾面到家具)都是有意選擇的以反映Harry’s的品牌。

布置辦公室
清楚團隊每個人最重要的活動后,Harry’s開發過程的最后步驟就準備就緒了,開始選擇為其工作提供最大支持的設置。

Living Office提供適用于個人和團隊工作的10種最佳設置。正確組合這些設置(在辦公空間規劃布局中戰略性的擺放)可以幫助員工和企業發揮最大潛力。 

對于Harry’s的專題小組來說,此步驟包括一個設置決策樹(Settings Decision Tree),它是一個交互式的數字工具,利用是/否問題確定為對其最重要的活動提供最大支持的設置。然后,團隊探究其空間可能的規則布局。這些規劃布局包括團隊與個人設置的組合,包括幫助人們輕松在個人與團隊工作之間轉換的專用團隊Hive;小型團隊可聚在一起討論或進行項目工作的毗鄰的Cove;以及Haven(避風港)或人們可退入其中接聽電話或專注工作的私人設置(不再去樓梯間交談?。?。

建筑師和設計師在規劃新辦公室的布局時,這些布置方案將有助于為他們提供指導—WHY(為什么)雜志將在此系列報道的下一篇文章中探討的一個過程。請盡早返回查看來自Living Office Discovery Process?的真知灼見是如何體現在幫助Harry的團隊更好地工作的辦公室中,以及如何吸引將幫助業務增長的精英人才的。 


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